İngilizce e-posta yazarken dikkat edilmesi gereken 5 önemli nokta ve daha fazlası!

Bir e-postanın ilk satırı, karşımızdaki kişi üzerinde bıraktığımız ilk izlenimi belirler. Bu nedenle e-postaya uygun bir hitap ifadesiyle başlamamız gerekir. Resmî bir e-posta yazıyorsak “Dear Mr. Smith” ya da “Dear Ms. Johnson” gibi klasik kalıplar tercih etmeliyiz. Eğer daha samimi veya kurumsal olmayan bir yazışmadaysak “Hi John” veya “Good morning, Sarah” gibi ifadeler de oldukça uygundur. Ayrıca hitap kısmında İngilizce noktalama ve büyük harf kullanımına özen göstermek, profesyonel görünümümüzü destekler.

• Örnek: Dear Mr. Brown, I hope this email finds you well. (Sevgili Bay Brown, umarım bu e-postayı alırken iyisinizdir.)
• Örnek: Hi Emily, good morning! (Selam Emily, günaydın.)
• Örnek: Dear Ms. Taylor, I am reaching out regarding your recent inquiry. (Sevgili Bayan Taylor, son sorunuza istinaden size ulaşıyorum.)

Yazdığımız e-postanın amacını açık ve anlaşılır bir şekilde ifade etmeliyiz. Bu kısımda, mesajımızın neden yazıldığını anlatarak alıcının ilgisini çekmek amaçlanır. Amacımızı anlatırken kısa, net ve dilbilgisi kurallarına uygun cümleler kurmaya özen göstermeliyiz. Gereksiz kelimelerden, kısaltmalardan veya fazla kişisel ifadelerden kaçınmak e-postamıza profesyonellik kazandıracaktır. “I am writing to…” veya “I would like to…” gibi kalıplar, İngilizce e-postalarda oldukça yaygındır. Böylece mesajımız daha anlaşılır, etkili ve doğrudan olur.

Örnek: I am writing to apply for the Marketing Assistant position at your company. (Şirketinizdeki pazarlama asistanı pozisyonuna başvurmak için yazıyorum.)

Örnek: I would like to request further details about your service packages. (Hizmet paketleriniz hakkında daha fazla detay almak isterim.)

Örnek: I am contacting you to confirm our meeting schedule. (Toplantı planımızı kesinleştirmek için yazıyorum.)

E-postamızın içeriğini tamamladıktan sonra, karşı taraftan bir yanıt ya da belirli bir eylem bekliyorsak bunu açıkça belirtmemiz gerekir. Ancak bunu yaparken nazik bir üslup kullanmaya dikkat etmeliyiz. “Could you please…” veya “I would appreciate it if you could…” gibi kalıplar, kibar bir üslupla mesajımızın amacını netleştiren ifadelerdendir. Bu tür ifadeler, iletişimin iki yönlü olmasını sağlar ve karşı tarafı aksiyon almaya teşvik eder. Unutmayalım, İngilizce e-postalarda kibar olmak profesyonelliğin bir parçasıdır.

Örnek: Could you please confirm the meeting time by tomorrow? (Toplantı zamanını yarına kadar kesinleştirmeniz mümkün mü?)

Örnek: I would appreciate it if you could send me the updated report. (Güncel raporu gönderebilirseniz çok memnun olacağım.)

Örnek: Can you please provide feedback on the attached document? (Ekte belirtilen dosyalara geri dönüş sağlayabilir misiniz?)

İngilizce e-postayı bitirirken, mesajımızı toparlayan kısa bir kapanış paragrafı yazmamız gerekir. Bu bölümde konuyu özetleyebilir, küçük bir soru ekleyebilir veya bir sonraki adımı hatırlatabiliriz. “If you have any questions…” veya “I look forward to hearing from you soon” gibi kalıplar, e-postanın dostane ve profesyonel bir şekilde bitmesini sağlar.

Örnek: If you need any further information, please do not hesitate to contact me. (Daha fazla bilgiye ihtiyacınız olması durumunda benimle iletişime geçmekten çekinmeyin.)

Örnek: I look forward to hearing from you soon. (En yakın zamanda sizden haber bekliyorum.)

Örnek: Please let me know if you have any other questions.(Daha fazla sorunuz varsa lütfen beni bilgilendirin.)

E-postayı bitirirken, karşımızdaki kişiye iyi dileklerimizi sunmamız ve uygun bir kapanış ifadesi kullanmamız gerekir. Bu kısım, e-postanın genel tonunu yumuşatır ve saygılı bir bitiriş sağlar. Resmî yazışmalarda “Best regards, kind regards” veya “Sincerely” gibi klasik ifadeler tercih edilir. Ayrıca, adımızın altına pozisyonumuzu veya iletişim bilgilerimizi eklemek e-postaya kurumsal bir görünüm kazandırır.

Örnek: Best regards, Emily Johnson (En iyi dileklerimle, Emily Johnson)

Örnek: Kind regards, David Miller (Saygılarımla, David Miller)

Örnek: Sincerely, Sarah Lee (İçten dileklerimle, Sarah Lee)

Arkadaşa yazılan İngilizce e-postalar diğer e-posta türlerine göre daha samimi, rahat ve içten bir dille yazılır. Burada amaç, duyguları, günlük olayları veya planları paylaşmak olabilir. Bu tür e-postalarda “Hi, hey” veya “Hello” gibi selamlaşmalarla başlayabiliriz. 

Günlük konuşma kalıplarını rahatlıkla kullanabiliriz ama aşırı kısaltmalardan kaçınmak, mesajın doğallığını ve netliğini korur. 

Örnek e-posta:

Subject: Long Time No See! (Konu: Uzun Zamandır Görüşemedik!)

Hi Sarah, (Merhaba Sarah,)

How have you been? It’s been such a long time since we last talked, and I really miss our weekend hangouts. (Nasılsın? En son konuştuğumuzdan bu yana çok uzun zaman geçti, hafta sonu buluşmalarımızı gerçekten özledim.)

I was wondering if you’d like to grab a coffee this weekend and catch up a bit. It would be great to hear what you’ve been up to these days! (Bu hafta sonu bir kahve içip biraz sohbet etmek ister misin diye merak ettim. Bu aralar neler yaptığını duymak harika olurdu!)

Let me know if Saturday works for you. (Cumartesi günü senin için uygunsa bana haber ver lütfen.)

Take care and talk soon! (Kendine iyi bak, yakında konuşuruz!)

Emily

İş ortamında yazılan İngilizce e-postalar her zaman profesyonel, kısa ve net olmalıdır. Karşımızdaki kişiye saygı gösterirken aynı zamanda mesajımızı doğrudan iletmeliyiz. Duygusal ifadelerden veya fazla samimi üsluptan kaçınmalı “Dear Mr./Ms.” gibi uygun hitap biçimleri kullanmalıyız. Profesyonel bir e-posta hem güven verir hem de etkili iletişimi sağlar. 

Örnek kalıplar:

Dear Mr./Ms. [Surname] (Sayın [Soyad],)

I am writing to inform you that… (Size … hakkında bilgi vermek için yazıyorum.)

I would like to request… (… talep etmek istiyorum.)

Please find attached… (Ekte … bulabilirsiniz.)

I look forward to your response. (Yanıtınızı dört gözle bekliyorum.)

Thank you for your time and consideration. (Zamanınız ve ilginiz için teşekkür ederim.)

Örnek e-posta:

Subject: Meeting Confirmation for October 25 (Konu: 25 Ekim Toplantı Onayı)

Dear Mr. Thompson, (Sayın Bay Thompson,)

I hope this email finds you well. I am writing to confirm our meeting scheduled for October 25 at 10:00 AM. Please let me know if this time still works for you or if any changes are required. (Umarım iyisinizdir. 25 Ekim saat 10:00’da planlanan toplantımızı onaylamak için yazıyorum. Bu zaman sizin için hala uygunsa veya herhangi bir değişiklik gerekiyorsa lütfen bana bildirin.)

Additionally, I’ve attached the presentation slides for your review before the meeting. If there are any updates or adjustments you’d like me to make, please don’t hesitate to let me know.
(Ayrıca toplantıdan önce incelemeniz için sunum dosyalarını ekte paylaştım. Eğer herhangi bir güncelleme ya da düzenleme yapılmasını isterseniz, lütfen bana çekinmeden bildirin.)

Thank you for your time, and I look forward to seeing you next week. (Zaman ayırdığınız için teşekkür ederim, önümüzdeki hafta görüşmeyi sabırsızlıkla bekliyorum.)

Best regards, (Saygılarımla,)

John

Sizler için İngilizce e-posta yazımı hakkında akla en çok takılan soruları ve cevaplarını derledik!

İngilizce e-posta yazarken nasıl başlamak gerekir?

İngilizce e-postalara genellikle “Dear [Name]” veya “Hi [Name]” gibi selamlamalarla başlanır. Resmî yazışmalarda “Dear Mr./Ms.” samimi yazışmalarda ise “Hi” tercih edilir. Başlangıç cümlesinde kısaca e-postanın amacından bahsetmek de iyi bir izlenim bırakır.

E-posta nasıl yazılır?

E-posta yazarken önce konu başlığı (Subject) kısa ve açıklayıcı şekilde belirlenmelidir. Girişte nazik bir selamlama yapılır, ardından mesajın ana fikri net bir şekilde ifade edilir. Son olarak teşekkür veya kapanış cümlesiyle bitirilir.

İngilizce e-posta nasıl bitirilir?

E-posta bitirilirken uygun bir kapanış ifadesi kullanılmalıdır. Resmî e-postalarda “Best regards, sincerely” veya “Kind regards” tercih edilirken samimi yazışmalarda “Take care” veya “See you soon” denebilir. İmza kısmına isim eklemeyi unutmamak gerekir.

İngilizce “Gmail” nasıl yazılır?

“Gmail” İngilizcede de aynı şekilde, yani Gmail olarak yazılır. Google’ın e-posta servisini ifade eden özel bir isim olduğu için büyük harfle başlar ve çevrilmeden kullanılır.

Dünyanın hızla gelişmesi ile İngilizce bilmek hiç olmadığı kadar öenmli hale geliyor. Geleceğimiz için yapabileceğimiz en iyi yatırım uzman eğitmenler eşliğinde İngilizce öğrenmek! Çocuklar için İngilizce kursu Novakid’de uzman eğitmenlerimizle sunduğumuz grup dersleriyle hem eğleniyoruz hem de öğreniyoruz. Bize katılın ve İngilizce serüvenine ilk adımınızı atın!